Qué es la adquisición indirecta (y cómo administrarla)

La adquisición indirecta es el proceso que se utiliza en las empresas para comprar bienes o servicios que sirven de sustento al negocio (en lugar de suministrar materiales para un producto comercializable). Estos bienes y servicios son fundamentales para la eficiencia operativa, pero obtenerlos de forma rentable y conforme a las normas plantea una serie de desafíos particulares. 

Los equipos de una organización tienen necesidades diferentes, por lo que es posible que hagan pedidos a una gran variedad de proveedores. Pero cuando los responsables de las adquisiciones tienen que lidiar con varios proveedores y sus documentos asociados, todo el proceso de adquisición se complica. 

Debido a esta complejidad operativa, se necesita una estrategia de adquisición indirecta en las empresas de cualquier tamaño y sector. Con la ayuda de la previsión basada en datos y la optimización del proceso, se puede administrar la adquisición indirecta, controlar los costos y mantener una ventaja competitiva, todo de una manera eficiente.

Adquisición directa versus adquisición indirecta

En el siguiente cuadro se desglosan las principales diferencias entre adquisición directa e indirecta:

Categorías de la adquisición indirecta

En la mayoría de las empresas, la administración de las adquisiciones indirectas se centra en estas cinco áreas principales:
 

• Proveedores y materiales de oficina: productos como papel de impresora, monitores de computadoras y escritorios ayudan a los empleados a trabajar con eficiencia en su día a día. 
• Software y comunicaciones: las herramientas digitales como aquellas destinadas a la administración del ciclo de vida de los contratos, las suscripciones de software y el programa de facturación que se utilizan para llevar a cabo las operaciones internas cuentan como adquisición indirecta
• Marketing y publicidad: los servicios subcontratados y tercerizados, como el marketing y la contratación de empleados, y las campañas internas, como los anuncios pagados, son tipos de adquisición indirecta que ayudan a que una organización se mantenga competitiva en el mercado
• Viajes y eventos: cuando los empleados viajan a conferencias o a las instalaciones de una compañía, se generan gastos indirectos en las empresas, como habitaciones de hotel, espacios de cotrabajo para equipos remotos, comida y pasajes de avión  
• Administración y mantenimiento de las instalaciones: los servicios públicos, de conserjería y otros servicios de mantenimiento subcontratados son necesarios para llevar a cabo las operaciones internas de manera fluida y ofrecer a los empleados un entorno de trabajo de calidad óptima

La clasificación de los gastos indirectos permite conocer las necesidades de una organización y sus costos, lo que facilita la administración de los gastos y la eficiencia de los pedidos.

Desafíos en la administración de la adquisición indirecta

Los equipos responsables de administrar las adquisiciones indirectas se enfrentarán a desafíos a lo largo de todo el proceso de adquisición. Aquí se mencionan algunos de ellos:

Visibilidad y control

Un equipo puede encargar materiales de escritura a un proveedor, tinta de impresora a otro y teclados a un tercero. Si se multiplica el número de proveedores que utiliza este equipo por cada equipo de adquisiciones de una organización, se verá que los compradores tienen que lidiar con un número abrumador de proveedores y la documentación correspondiente.

Además, una adquisición indirecta mal administrada aumenta el riesgo de fugas contractuales. Si un comprador realiza una compra rápida en el momento desde su cuenta personal, es posible que quiera solicitar un reembolso a su empresa, por más que lo haya hecho mediante un comprador contratado con un precio negociado. Esta compra desde una cuenta personal no forma parte del contrato, lo que crea un desafío de control de compras para la organización. 

Es probable que estos equipos tengan necesidades de abastecimiento que se superponen, pero sin visibilidad de los gastos, no descubrirán oportunidades de consolidación y seguirán gastando más de la cuenta. Como consecuencia, se volverá más difícil controlar los costos. 

Gastos no convencionales

Se habla de gastos no convencionales o fuera de contrato cuando los empleados compran a proveedores que carecen de contratos establecidos con su empresa. Esto puede deberse a procesos de autorización manuales y exhaustivos, a la falta de acceso a los proveedores que se necesitan o a un conocimiento inadecuado de los proveedores aprobados. El riesgo de los gastos fuera de contrato aumenta cuando los equipos individuales carecen de orientación en materia de compras.

Fragmentación de proveedores

En un proceso de adquisición eficiente, se recurre a un número reducido de proveedores para trasladar los materiales de un punto a otro. Sin embargo, cuando en las empresas se recurre a varios proveedores distintos, se produce una fragmentación de proveedores. En los procesos de adquisición indirecta existe un mayor riesgo de fragmentación de proveedores, ya que en ellos es necesario abastecerse de varios proveedores.

Los proveedores fragmentados pueden hacer que la cadena de suministro sea menos sostenible. Tener varios proveedores significa hacer más compras individuales, por lo que al final se generarán varios pedidos más pequeños en lugar de unos pocos grandes. Incluso si la organización adopta medidas para aplicar prácticas empresariales más sostenibles, es difícil garantizar que los proveedores tengan las mismas prioridades.

Cumplimiento y administración de riesgos

La adquisición descentralizada aumenta el riesgo de infracciones de la normativa. Cuando los empleados no pueden acceder a la información que necesitan para realizar compras de acuerdo con la normativa, es más probable que compren suministros no autorizados a proveedores no contratados. 

Además, sin una adquisición centralizada, mantener una estrategia global de administración de riesgos se vuelve una tarea más complicada. Los equipos de adquisiciones no tienen una visión completa de sus operaciones si su software y bases de datos están desarticulados, por lo que será más difícil detectar y abordar las vulnerabilidades. 

Se puede obtener un panorama global si se organizan los gastos indirectos en las cinco categorías anteriores. Sin embargo, es fundamental profundizar en los productos específicos de cada uno de ellos, ya que esta visión por líneas individuales de las compras puede resultar muy útil para el abastecimiento estratégico. 

El abastecimiento estratégico implica optimizar las relaciones con los proveedores para consolidar pedidos, descubrir mejores ofertas y reducir riesgos. Esta estrategia ayuda a evitar pérdidas en las inversiones y a administrar las adquisiciones indirectas con eficiencia.

Las consecuencias de una adquisición indirecta mal administrada

Si una empresa no administra con eficacia los desafíos que plantea la adquisición indirecta, estos problemas pueden convertirse en contratiempos organizativos más importantes. 

Estas son las consecuencias más frecuentes para las empresas: 
 

• Sobrecostos en el presupuesto: Una adquisición indirecta mal coordinada dificulta la administración de los costos y aumenta las probabilidades de exceder el presupuesto
• Reducción de la eficiencia: Sin automatización, el intercambio de documentos entre compradores y proveedores y la administración de los procesos internos llevan más tiempo
• Cuellos de botella y retrasos operativos: Los procesos de autorización manuales no pueden seguir el ritmo de los procesos y el papeleo de varios proveedores, lo que genera retrasos operativos
• Riesgos de cumplimiento: Las infracciones de la normativa pueden suponer sanciones y dañar la reputación de una organización en el sector, lo que dificulta la búsqueda de proveedores de calidad
• Menos confianza en los proveedores: Sin información sobre el rendimiento o la cadena de suministro de un proveedor, se tiene un menor conocimiento de su capacidad y recursos para satisfacer las necesidades del cliente
• Cadena de suministro desarticulada: Una cadena de suministro desorganizada dificulta el seguimiento de los gastos y el control de los costos, lo que inevitablemente genera que se gaste más de la cuenta
• Vulnerabilidad a las interrupciones: Una adquisición indirecta mal administrada puede dificultar a los equipos las tareas de identificación de las áreas de riesgo y mitigación de las interrupciones de la cadena de suministro

Gestionar el gasto indirecto es vital para llevar a cabo operaciones internas fluidas, pero las adquisiciones indirectas mal administradas pueden dificultar el trabajo de los empleados. Se pueden evitar estos contratiempos en las empresas mediante la aplicación de prácticas recomendadas para las adquisiciones indirectas. 

Prácticas recomendadas para lograr adquisiciones indirectas eficaces

Estas prácticas recomendadas para las adquisiciones indirectas dependen de la creación de transparencia operativa y de decisiones basadas en datos. Puedes aprovechar estas estrategias para tomar decisiones de adquisición acertadas:

Centralizar las adquisiciones

Para centralizar la adquisición indirecta, alinea tus equipos de adquisición, finanzas e informática, y asegúrate de que todos están en la misma página. Al hacerlo, fomentas el espacio para crear políticas de compra claras y organizar controles de gasto, y todo esto lo puedes lograr con integraciones sólidas. 

Las integraciones te ayudan a asegurarte de que el procesamiento y almacenamiento de datos sea preciso, para conocer mejor tu red y tomar decisiones basadas en datos para administrar los costos. 

Implementar soluciones de adquisición electrónica

Un software de adquisición electrónica puede automatizar y simplificar el proceso de adquisición gracias a la automatización de las autorizaciones de solicitudes de compra, la administración de facturas y la conciliación de pedidos. Es una de las muchas formas en que los equipos de adquisiciones aprovechan la tecnología para revolucionar sus procesos. Con la ayuda de estas soluciones, los equipos de adquisiciones pueden disponer de más tiempo y dinero para reinvertir en otras partes del negocio.

Una solución de adquisición electrónica integral suele ser el enfoque más eficaz en este caso, pero existen muchas otras opciones en función de tus plazos y presupuesto. Con integraciones óptimas con más de 200 sistemas de adquisición electrónica, nuestras soluciones de compra inteligente para negocios ofrecen mayor visibilidad y simplifican los procesos de compras para ayudar a mantener tu competitividad. De este modo, no solo podrás realizar compras, sino también optimizar todo el proceso de adquisición para obtener el máximo ahorro.

Fomentar relaciones sólidas con los proveedores 

Con relaciones más sólidas con los proveedores, es más probable que ambas partes acuerden contratos a largo plazo mutuamente favorables. Del mismo modo, si tienes buenas relaciones con los proveedores, es posible que estén dispuestos a hacer modificaciones de última hora sobre las condiciones de un contrato. Así, si accidentalmente efectúas pedidos con cantidades incorrectas o te surge una necesidad repentina de materiales, el proveedor puede ayudarte para evitar interrupciones operativas. 

La diversidad de proveedores también es importante. Si el proveedor principal sufre una interrupción importante, puedes cambiar a otro y minimizar el impacto en la organización. 

Analizar los gastos de manera periódica

Un análisis exhaustivo de los gastos revela a qué se destina cada dólar y su repercusión en el negocio. Esto te da una visión global de los gastos de la organización para que puedas identificar oportunidades de consolidación de pedidos y proveedores por parte de tus equipos. 

El análisis de gastos también facilita datos para hacer que los gastos indirectos sean sostenibles. Pero no tienes por qué administrar el análisis de gastos de tu organización solo por tu cuenta. Para los clientes empresariales, podemos ayudar a identificar rápidamente las tendencias de gasto marginal y encontrar oportunidades para cambiar los hábitos de compra y ahorrar dinero. 

Establecer políticas y procedimientos claros

Uno de los principales motivos del gasto no convencional es la falta de transparencia en relación con los presupuestos y los proveedores autorizados. Para solucionar este problema, puedes establecer procedimientos claros sobre la adquisición indirecta y adoptar una solución que facilite a los compradores la información que necesitan para hacer compras dentro del presupuesto. De este modo, tus equipos conocerán bien el presupuesto y, en consecuencia, las compras se ajustarán a los procedimientos de la empresa.

Los beneficios de optimizar las adquisiciones indirectas

Al aplicar las prácticas recomendadas para las adquisiciones indirectas, puedes obtener estos beneficios en tu empresa a lo largo de todo el proceso de adquisición: 
 

• Ahorros de costos: Las oportunidades de consolidar pedidos o proveedores pueden ahorrarte dinero y mejorar los resultados
• Mayor eficiencia: La eficiencia operativa se traduce directamente en ahorro de costos al reducir errores, cuellos de botella y retrasos
• Mayor cumplimiento: La centralización de las compras permite a todo el mundo conocer los proveedores autorizados y la normativa para garantizar el cumplimiento de la política de compras en toda la organización
• Mejores resultados de los proveedores: Una adquisición indirecta eficiente puede dar lugar a una mejor administración y auditoría de los proveedores, lo que permite a los equipos trabajar siempre con los proveedores más eficaces
• Mitigación de riesgos reforzada: La visibilidad completa de tus adquisiciones indirectas te permite crear estrategias precisas de administración de riesgos
• Cadena de suministro organizada: Una cadena de suministro bien estructurada fomenta la eficiencia tanto en las operaciones como en las finanzas
• Mejora de las relaciones con los proveedores: Las buenas relaciones con los proveedores pueden abrir puertas a contratos más favorables en el futuro

Existe una amplia gama de herramientas que te ayudarán a optimizar las adquisiciones indirectas, pero puedes sacar el máximo partido a tus esfuerzos si optas por una solución completa que abarque de la adquisición al pago. 

Optimiza las adquisiciones indirectas para aumentar la liquidez y la eficiencia

Los bienes y servicios que la empresa adquiere a través de las adquisiciones indirectas contribuyen a garantizar que las operaciones se lleven a cabo de forma fluida. Sin estos materiales, los equipos pueden enfrentarse a complicaciones innecesarias que les dificulten hacer su trabajo con eficiencia. 

Optimiza las adquisiciones indirectas mediante la consolidación de los proveedores, el control de los gastos y la agilización de las compras con análisis y automatización integrados. 

Obtén más información hoy mismo sobre cómo podemos simplificar la administración del gasto indirecto de tu organización para que ahorres dinero.