Cómo las herramientas de adquisición impulsan el ahorro de costos en 2025.

Una herramienta de adquisición avanzada podría ayudar a tu equipo a aumentar la eficiencia operativa, mejorar la administración de costos o simplificar las relaciones con los proveedores, o todas las anteriores. 

Sin embargo, las soluciones de adquisición siempre cambian. Su funcionalidad evoluciona en respuesta a las tendencias más amplias de la industria con el fin de aprovechar las tecnologías emergentes para ayudar a los equipos de adquisición a mantenerse por delante de la competencia. Con la herramienta correcta, tu equipo puede impulsar el crecimiento de toda la organización y mejorar el ahorro de costos.

Aquí tienes todo lo que debes tener en cuenta a la hora de valorar cómo el software de adquisición puede ayudar a tu equipo a alcanzar sus objetivos.

Tendencias que dan forma a las herramientas de adquisición en 2025

Las tendencias generales del sector influyen en las características que priorizan las herramientas de administración de adquisición y en cómo las utilizan los equipos. A medida que avance el año 2025, ten en cuenta estas tendencias principales.

IA y automatización

Según nuestro Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2025, el 29 % de los responsables de la toma de decisiones y el 31 % de los líderes de adquisición sénior consideran que la IA tendrá una influencia clave en los próximos dos años. La IA transforma los sistemas de adquisiciones mediante la optimización de la administración del gasto, abastecimiento más estratégico y negociaciones contractuales mejoradas. Proporciona un nivel de información más profundo de tus operaciones, lo que brinda más control. 

La automatización libera a tu equipo de adquisición de las tareas rutinarias diarias. En lugar de dedicar valiosas horas a verificar manualmente las órdenes de compra y las facturas o a solicitar las autorizaciones de las partes interesadas, una herramienta de automatización se encarga de ello al instante. La solución correcta desde la adquisición hasta el pago simplifica cada paso de tu proceso.

Aumento de la brecha de habilidades de adquisición

A medida que las soluciones de adquisición se vuelven más avanzadas, aumenta la demanda de personal cualificado. Si bien una plataforma de adquisición puede encargarse de tareas rutinarias y recopilar información automáticamente, los equipos aún necesitan profesionales cualificados para evaluar los datos e implementar una estrategia. Sin un equipo experto trabajando entre bastidores, incluso las mejores herramientas tienen un límite en cuanto a su utilidad. 

El Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2025 identificó el talento como un área de interés creciente para los responsables de la toma de decisiones de adquisición. Hoy en día, los líderes de adquisición están entrenando al personal actual para fomentar habilidades preparadas para el futuro e incorporando a personas con orientación tecnológica que puedan ayudar a dar forma a sus organizaciones.

Adquisición centralizada y digital

La adquisición descentralizada es una receta para perder oportunidades de generar ingresos y provocar cuellos de botella operativos causados por errores evitables. La adquisición en la actualidad avanza muy rápido para los procesos manuales, tediosos o dispersos. Debido a que la adquisición se ha convertido en una ventaja competitiva para las organizaciones, debe ejecutarse de forma óptima. Eso significa consistencia y claridad en todo el proceso; en otras palabras, los equipos que buscan impulsar el crecimiento necesitan una adquisición digital centralizada. 

Un proceso de adquisición centralizado significa que todas tus herramientas se comunican entre ellas. Esta conexión profunda garantiza la precisión de los datos y la información en tiempo real sobre todo lo que ocurre en tu red. Como resultado, se mejora la administración de riesgos para que nada se pase por alto. Al combinar la centralización con un proceso digital, aprovechas los avances tecnológicos clave que ayudan a mantener la consistencia, la precisión y la fiabilidad. 

Información basada en los datos

Los análisis avanzados revelan lo que está sucediendo en tu red de adquisición. De hecho, según el Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2025, el 31 % de los responsables de la toma de decisiones de adquisición mencionaron el impulso de la presentación de informes y el análisis como una de sus principales prioridades. Los datos no solo capturan lo que está ocurriendo en el momento, sino que también te pueden ayudar a planificar las condiciones futuras de la cadena de suministro y del mercado. Con esta información, es más fácil descubrir oportunidades de ahorro, mantener los procesos de administración de las relaciones con los proveedores y predecir las necesidades de tu organización.

Además, las soluciones modernas de software de adquisición proporcionan una mayor comprensión de los patrones de gasto. La analítica de gastos exhaustiva arroja luz sobre los hábitos de gasto históricos y revela posibles casos de gasto no autorizado. Tu equipo puede utilizar esta información para apoyar la toma de decisiones más informadas y respaldadas por datos que pueden impulsar los ingresos.

Características indispensables para las herramientas de adquisición

La adquisición tiene el potencial de impulsar el amplio crecimiento de una organización si los equipos tienen las herramientas adecuadas. Sin embargo, ya que no todas las herramientas se construyen de la misma forma, tener en cuenta estas características cruciales de las herramientas de adquisición es esencial.

• Visibilidad de compras: Obtén una visión general de los hábitos de compras de tu organización.

• Automatización: Utiliza automatizaciones de procesos para agilizar las operaciones, como los pedidos de autorización de compras y los pagos de facturas.

• Integraciones de sistemas: Conecta tus sistemas existentes a las nuevas herramientas para que se adapten a tus procesos actuales y solucionen las brechas operativas.

• Administración y rastreo de pedidos: Comprende en dónde está cada pedido en su ciclo de vida para garantizar el cumplimiento normativo y regulatorio del contrato con el proveedor.

• Administración de cumplimiento: Establece parámetros de compras para que todas las compras cumplan con la política de la empresa.

• Análisis: Obtén información en tiempo real sobre los procesos actuales para detectar cuellos de botella e ineficiencias operativas.

• Administración de proveedores y contratos: Monitorea el rendimiento de los proveedores y los ciclo de vida de los contratos para garantizar los mejores acuerdos y crear asociaciones de alta calidad con los proveedores.

• Centralización: Almacena datos de compras, información de rastreo de pedido y estados de administración de proveedores en una solución amigable.

Cualquier solución que utilices debería simplificar tus operaciones de adquisición para poder redireccionar tus esfuerzos con el fin de hacer crecer otras áreas de la organización y maximizar las ganancias.

Cómo las herramientas de adquisición adecuadas impulsan el éxito del sector

No hay una herramienta de adquisición que sirva para todos: cada sector enfrenta desafíos únicos que influencian la forma en la que se estructura el ecosistema de adquisición. A continuación, se presenta un desglose específico por sector de cómo las herramientas de adquisición pueden impulsar el éxito. 

Atención médica

Las organizaciones de atención médica enfrentan requisitos de compras complejos, limitaciones de tiempo y la necesidad de compaginar los objetivos de ingresos con la prestación de un alto nivel de atención. Estos desafíos pueden hacer que el uso de soluciones de adquisición automatizadas en entornos como clínicas y hospitales resulte especialmente valioso. 

De acuerdo con una investigación de Deloitte, el 70 % de los encuestados de atención médica afirmaron que las soluciones digitales son un aspecto clave para sus organizaciones. Al automatizar tareas rutinarias en el ciclo de adquisición, tu organización de atención médica puede crear procesos eficientes en la trastienda que te permiten adaptarte a los cambios del sector y atender mejor a tus pacientes.

Educación primaria, secundaria y superior

Para las organizaciones educativas, los presupuestos y el cumplimiento normativo son prioridad. Los administradores y los docentes deben ajustarse al presupuesto de su distrito, pero los procesos excesivamente complejos y que requieren mucho tiempo aumentan las posibilidades de gastar en exceso o comprar a proveedores no autorizados.

La herramienta de adquisición puede ayudar a centralizar la red para que todos los datos de las compras se encuentren en un solo lugar. De esa forma, tu organización tendrá una visión realista de las tendencias de compras, lo que permitirá ajustar los presupuestos a las necesidades reales de la organización. Además, con la visibilidad de compras aumentada, puedes identificar las áreas propensas a gastos no autorizados, resolverlos y garantizar un mayor cumplimiento normativo en toda la organización. 

Gobierno

La habilidad de tomar decisiones rápida y efectivamente es una prioridad principal para muchas agencias gubernamentales. Debido a que los Gobiernos estatales y locales ya atraviesan muchos desafíos relacionados con las reglas y regulaciones, la adquisición de bienes o servicios para realizar el trabajo diario no debería suponer una carga adicional. 

La tecnología de adquisición moderna puede proporcionarle a tu equipo un panorama comprensivo del gasto de adquisición, el riesgo de proveedores, la sostenibilidad y el gasto marginal de la organización. Estos datos ayudan a resaltar las ineficiencias del proceso, lo que te permite tomar decisiones basadas en datos que resuelven rápidamente los cuellos de botella, reducen los costos y aumentan la resiliencia de la cadena de suministro. 

Fabricación

Las organizaciones manufactureras deben equilibrar el gasto, administrar los costos directos e indirectos y gestionar el inventario de forma estratégica. Si bien sus equipos de adquisición deben adquirir los bienes y servicios necesarios para que la producción siga funcionando sin problemas, también deben evitar gastar de más o comprar una cantidad incorrecta de materias primas. 

Una herramienta de adquisición de calidad puede aliviar a tu equipo de fabricación de estos dolores de cabeza logísticos al proporcionar un análisis del gasto exhaustivo y una administración del inventario. Con datos fiables, se pueden identificar tendencias históricas y monitorear cambios más amplios en el sector, lo que resulta útil a la hora de prever las necesidades de adquisición y tratar de reducir el gasto innecesario.

Organizaciones sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro se rigen por normas legales y financieras específicas para mantener su estatus de acuerdo con los estándares del IRS. Para mantener la confianza del donante en sus inversiones, es crucial tener un presupuesto adecuado y mostrar un impacto medible del gasto. 

La herramienta de adquisición adecuada puede recopilar datos valiosos para ayudar a tu organización sin fines de lucro a optimizar el gasto y reducir las fugas. De esa manera, conservas el acceso a los recursos que te permiten maximizar tu impacto en tu comunidad. 

Viajes y hotelería

Para cumplir con las demandas de los huéspedes y seguir siendo competitivas, las organizaciones de hotelería necesitan mantenerse un paso por delante. Esto implica mantener operaciones fluidas para que nunca se queden sin los bienes y servicios necesarios para atender a sus fieles clientes. 

Una herramienta de adquisición de calidad aprovecha la automatización y centraliza cada paso del proceso de adquisición, lo que le permite a tu equipo optimizar sus procesos de pedidos y sacar provecho de cada dólar gastado. 

La herramienta de adquisición adecuada para fomentar el ahorro de costos a largo plazo.

Una estrategia de adquisición exitosa se basa en conocimientos de alta calidad sobre los procesos existentes y los controles de costos. Las herramientas de adquisición brindan este acceso al ofrecer beneficios como mayor visibilidad de gastos, una administración del inventario más confiable y procesos de autorización más rápidos. 

¿Tu equipo de adquisición está buscando más información sobre cómo la herramienta adecuada puede transformar tu proceso? Aprende cómo Amazon Business puede ayudarte a lograr tus objetivos de adquisición.